1 Titolare del trattamento
Per esercitare i diritti di cui alla Sezione 9 o per qualsiasi richiesta relativa alla presente informativa, scrivere all'indirizzo PEC sopra indicato o a sumerian@pec.it. Il Titolare risponde entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.
2 Dati di navigazione del sito web
I sistemi informatici e le procedure software deputate al funzionamento di www.smrn.it acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione internet.
| Categoria di dato | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Indirizzi IP, log del server, sistema operativo e browser dell'utente | Sicurezza informatica, diagnosi tecnica, rilevazione di attacchi e anomalie | Legittimo interesse | 7 giorni |
| Pagine visitate, timestamp, provenienza del traffico (referrer) | Analisi aggregata del traffico e miglioramento dell'esperienza utente (solo se l'utente accetta i cookie analitici) | Fino a revoca del consenso, max 24 mesi |
I dati di navigazione non sono raccolti per essere associati a interessati identificati e non sono comunicati a terzi, salvo quanto necessario per la gestione tecnica del sito o per adempiere ad obblighi di legge.
3 Dati forniti volontariamente — contatti e richieste demo
L'invio di messaggi tramite i form di contatto presenti sul sito, la richiesta di una demo della piattaforma o l'iscrizione alla newsletter comporta il trattamento dei dati personali forniti dall'utente.
| Finalità | Dati trattati | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Risposta a richieste di contatto, informazioni sui servizi | Nome, cognome, e-mail, azienda, messaggio | Legittimo interesse | 12 mesi dall'ultima interazione |
| Gestione delle richieste di demo della piattaforma Sumerian | Nome, cognome, e-mail, azienda, ruolo, dimensione dell'organizzazione | Misure precontrattuali | 24 mesi dalla richiesta, salvo avvio di un rapporto contrattuale |
| Invio di newsletter e aggiornamenti sui servizi Sumerian | Nome, indirizzo e-mail | Fino a revoca del consenso; max 24 mesi dall'ultimo contatto utile |
Il conferimento dei dati è obbligatorio per le finalità indicate come tali: il mancato conferimento rende impossibile dare seguito alla richiesta. Per le finalità facoltative (newsletter), il mancato conferimento non comporta conseguenze.
4 Accesso alla piattaforma Sumerian
Gli utenti della piattaforma Sumerian — referenti e collaboratori delle aziende clienti nominati dall'azienda cliente stessa — accedono tramite credenziali personali nominali. In tale contesto sono trattati i seguenti dati:
Dati di autenticazione e di accesso
| Dato | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Username, hash della password, metadati di autenticazione MFA | Autenticazione e controllo degli accessi alla piattaforma | Esecuzione del contratto | Per la durata del contratto di servizio; cancellazione entro 30 giorni dalla cessazione |
| Log di accesso (timestamp, IP, sessione, operazioni eseguite) | Sicurezza della piattaforma; tracciabilità degli accessi ai sensi del Provv. Garante del 27/11/2008 sugli Amministratori di Sistema | Legittimo interesse | 6 mesi dalla registrazione (obbligo Provv. Garante); log applicativi: 12 mesi |
| Dati di utilizzo della piattaforma (funzionalità utilizzate, frequenza) | Miglioramento del servizio, analisi delle performance, supporto tecnico | Legittimo interesse | 12 mesi in forma aggregata |
Sicurezza dell'accesso
La piattaforma Sumerian adotta le seguenti misure di sicurezza per la protezione degli accessi:
- Autenticazione a due fattori (MFA) obbligatoria per tutti gli utenti;
- credenziali personali e non condivisibili: l'account è strettamente individuale;
- blocco automatico della sessione dopo un periodo di inattività;
- cifratura delle comunicazioni tra browser e piattaforma (TLS 1.2+);
- cifratura dei dati a riposo sui server VPS di Genesys Informatica S.r.l. (AES-256);
- segregazione logica dei dati per azienda cliente (architettura multi-tenant): i dati di un'azienda sono inaccessibili alle altre.
5 Dati contabili e fiscali — Sumerian come Responsabile del trattamento
Nell'erogazione del servizio di contabilità in outsourcing tramite la piattaforma Sumerian e il software TeamSystem Studio, Sumerian S.r.l.:
- tratta i dati esclusivamente secondo le istruzioni documentate dell'azienda cliente (Titolare);
- non utilizza i dati per finalità proprie, né li comunica a terzi non autorizzati;
- garantisce la segregazione logica dei dati per cliente (architettura multi-tenant) sulla piattaforma ospitata su VPS di Genesys Informatica S.r.l.;
- notifica all'azienda cliente qualsiasi violazione dei dati (data breach) senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dalla scoperta (art. 28.3.f GDPR);
- conserva i dati per il periodo stabilito dall'azienda cliente e dalla normativa applicabile; alla cessazione del contratto, restituisce o distrugge i dati secondo le istruzioni del Titolare, rilasciando attestazione scritta.
Sub-responsabili autorizzati
| Sub-responsabile | Ruolo | Localizzazione |
|---|---|---|
|
Genesys Informatica S.r.l. brand: Hosting Solutions P.IVA 02002750483, Firenze |
Gestore dell'infrastruttura VPS su cui è ospitata la piattaforma Sumerian e i dati delle aziende clienti; Amministratore di Sistema ai sensi del Provv. Garante 27/11/2008 | Italia (SEE) |
| TeamSystem S.p.A. (prodotto: TeamSystem Studio) |
Fornitore del software di contabilità professionale utilizzato nell'erogazione del servizio | Italia (SEE) |
| The Advisory Box S.r.l. (TAB) | Attività di adempimenti fiscali per conto delle aziende clienti | Italia (SEE) |
L'elenco dei sub-responsabili può essere aggiornato nel tempo. Le aziende clienti sono informate preventivamente di qualsiasi variazione ai sensi dell'art. 28.2 GDPR.
6 Destinatari dei dati
I dati personali trattati da Sumerian S.r.l. in qualità di Titolare possono essere comunicati a:
- Genesys Informatica S.r.l. (brand: Hosting Solutions), in qualità di Responsabile del trattamento per la gestione dell'infrastruttura VPS e l'amministrazione di sistema;
- Commercialisti e consulenti del lavoro esterni nominati Responsabili del trattamento, per la contabilità e il payroll propri di Sumerian S.r.l.;
- Istituti bancari e prestatori di servizi di pagamento, per la gestione delle fatture e dei pagamenti relativi al servizio;
- Autorità pubbliche e forze dell'ordine, nei soli casi previsti dalla legge e per il tempo strettamente necessario;
- Consulenti legali e avvocati, per la tutela dei diritti di Sumerian S.r.l.;
- Provider di servizi e-mail e newsletter (ove nominati Responsabili), per le comunicazioni di marketing su consenso.
I dati non sono diffusi a soggetti indeterminati. I soggetti terzi che trattano dati per conto di Sumerian S.r.l. sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR con accordo scritto.
7 Trasferimento verso Paesi extra-SEE
I dati personali non sono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Tutti i server che ospitano la piattaforma Sumerian (Genesys Informatica S.r.l.) e i principali sub-fornitori operano in Italia o nell'Unione Europea.
Qualora, per esigenze tecniche future, si rendesse necessario un trasferimento di dati verso Paesi extra-SEE, tale trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 ss. GDPR, mediante:
- decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
- Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea;
- altre garanzie appropriate previste dal GDPR.
Gli interessati saranno informati preventivamente di qualsiasi trasferimento extra-SEE mediante aggiornamento della presente informativa.
8 Periodi di conservazione dei dati
| Categoria di dati | Periodo di conservazione | Riferimento |
|---|---|---|
| Log di navigazione del sito (IP, accessi) | 7 giorni dalla registrazione | Linee guida EDPB; buona prassi |
| Cookie analitici | 24 mesi (Provv. Garante cookie 09/06/2022) | Provv. Garante 2022 |
| Richieste di contatto e demo | 12 mesi dall'ultima interazione | Principio limitazione conservazione |
| Dati di iscrizione a newsletter | Fino a revoca; max 24 mesi dall'ultimo contatto | Linee guida Garante marketing |
| Credenziali di accesso alla piattaforma | Per la durata del contratto; cancellazione entro 30 giorni dalla cessazione | Principio limitazione conservazione |
| Log di accesso alla piattaforma (Amm.re di Sistema) | Almeno 6 mesi dalla registrazione | Provv. Garante 27/11/2008 |
| Log applicativi della piattaforma | 12 mesi dalla registrazione | Linee guida EDPB; buona prassi |
| Dati di fatturazione e contabilità interna di Sumerian | 10 anni dalla registrazione contabile | Art. 2220 c.c.; normativa fiscale |
| Richieste di esercizio dei diritti | 5 anni dalla chiusura della richiesta | Termini di prescrizione (art. 2946 c.c.) |
| Dati relativi a contenziosi | Fino all'esaurimento dei termini di prescrizione applicabili | Art. 2946 c.c. |
I dati contabili e fiscali delle aziende clienti, trattati come Responsabile, sono conservati secondo le istruzioni del Titolare e le norme di legge applicabili (generalmente 10 anni per i documenti contabili). Alla cessazione del contratto, Sumerian S.r.l. restituisce o distrugge i dati secondo le istruzioni del cliente-Titolare.
9 Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR, ciascun interessato può esercitare i seguenti diritti nei confronti di Sumerian S.r.l. (limitatamente ai trattamenti per i quali Sumerian agisce come Titolare):
Come esercitare i diritti
Le richieste possono essere inviate a sumerian@pec.it oppure per posta raccomandata all'indirizzo della sede legale. Il Titolare risponde entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta (prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di particolare complessità, con comunicazione all'interessato).
10 Cookie policy
Il sito www.smrn.it e la piattaforma Sumerian utilizzano cookie e tecnologie di tracciamento analoghe nel rispetto del Provvedimento del Garante del 9 giugno 2022 ("Linee guida cookie").
Tipologie di cookie utilizzati
Gestione dei cookie
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11 Modifiche alla presente informativa
La presente informativa può essere modificata in conseguenza di:
- aggiornamenti normativi o provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali;
- modifiche alle funzionalità del sito web o della piattaforma Sumerian;
- variazioni nei soggetti che trattano dati per conto di Sumerian S.r.l. (sub-responsabili);
- introduzione di nuovi trattamenti o finalità.
Le modifiche rilevanti saranno comunicate agli utenti registrati alla piattaforma tramite notifica all'interno della piattaforma stessa o via e-mail. La versione aggiornata è sempre disponibile su www.smrn.it/privacy. La data di ultima modifica è indicata nell'intestazione della presente informativa.